Rapport AWTI: Verspreiding – De onderbelichte kant van innovatie

In het najaar van vorig jaar bracht de Adviesraad voor wetenschap, technologie en innovatie (AWTI) een rapport uit over de vraag hoe gemakkelijk innovaties zich in Nederland verspreiden. En of de voorwaarden hiervoor op orde zijn en wat daarbij de rol is van de regering en de overheid.

Rapport Verspreiding, De onderbelichte kant van innovatie van de Adviesraad voor wetenschap, technologie en innovatie

Dit onderzoek is om meerdere redenen interessant. In de eerste plaats staan in het rapport heel mooi de dilemma’s en beperkingen waarmee je te maken hebt als je onderzoek doet naar innovaties. De uitkomsten zijn soms moeilijk te interpreteren – laat staan te kwantificeren – waardoor het bijvoorbeeld moeilijk is vergelijkingen te trekken met andere landen of in de tijd. Dat is vooral zo met maatschappelijke vernieuwingen en het is meer het geval in de verspreiding van innovaties, dan in de onderzoeks- en ontwikkelfase.

Uiteindelijk kiezen de onderzoekers ervoor aan de hand van casussen van heel verschillende innovaties na te gaan wat de blokkades voor verspreiding zijn. En die blijken per innovatiesysteem (sector, keten, regio) fors te verschillen.

Er is dus een rol te spelen door de overheid. Die blijkt de verspreiding van innovaties veel minder te ondersteunen dan de initiële ontwikkeling ervan, zowel aan de aanbodzijde als door het stimuleren van de vraag of het creëren van de juiste omstandigheden (in de vorm van nieuwe regelgeving bijvoorbeeld of andere vormen van financiering).

Hoewel het rapport gericht is op de vraag wat de overheid kan doen, biedt het voldoende aanknopingspunten om je eigen innovaties en de verspreiding ervan eens vanuit heel andere perspectieven te bekijken. Zo kun je meer zicht krijgen op het innovatiesysteem waar je zelf deel van uitmaakt en daarin de belemmeringen beter herkennen en uiteindelijk werken aan het wegnemen daarvan.

Dit is de link naar het rapport.

Mijn nieuwe aanbod: innovatiecoaching voor maatschappelijke ondernemers

Sinds begin dit jaar bied ik ondernemers, bestuurders en managers in maatschappelijke sectoren een unieke vorm van innovatiecoaching. In de vorm van een jaarprogramma bied ik je kennis aan over hoe je innovatie versnelt, denk ik met je mee hoe je die praktisch toepast in jouw organisatie en stel ik mijn netwerk open om daar met andere leiders over te sparren.

Dit programma is nog volop in ontwikkeling (en zal dat altijd blijven trouwens). Ik geef het vorm samen met klanten en zoek 3 à 4 nieuwe kandidaten om mee te doen. Je profiteert dan direct van mijn kennis en begeleiding èn hebt invloed op hoe het programma zich verder ontwikkelt.

Meer weten? Ik hoor graag van je! Klik hier voor mijn contactgegevens.  

Organisaties moeten en willen steeds sneller innoveren. Maar lang niet alle organisaties kunnen dat goed.

Wat je nogal eens ziet, is dat voor specifieke innovaties op projectbasis mensen worden ingehuurd. Daarmee lukt het vaak wel vernieuwing door te voeren, maar de organisatie wordt er niet innovatiever van. Terwijl het al snel tien- tot honderduizenden euro’s kost.

Zelf heb ik het altijd het meest waardevol gevonden dat je na afronding van een project van collega’s bij de klant hoort: ik heb veel van je geleerd!

Je ziet ook dat organisaties investeren in methoden of technieken. Medewerkers worden bijvoorbeeld opgeleid in Design Thinking of ze starten een Leanprogramma. Je kunt daarvan als organisatie veel leren, maar deze aanpak heeft ook nadelen. Zo zijn zulke methoden vaak gericht op een specifiek soort vernieuwen. En als je mensen alleen opleidt, blijft die kennis vaak los staan van hun dagelijks werk. De vraag is hoe pas je het toe?

En tenslotte, je ziet ook nog wel eens meerdere veranderprogramma’s naast elkaar lopen, elk met een verschillende filosofie en eigen jargon. Als die vervolgens concurreren om aandacht en budget, kan dat nogal verwarrend zijn voor je medewerkers! Met het gevolg dat ze lang niet het effect hebben dat je hebt beoogd.

Continue transformatie

Succesvolle, blijvende innovatie is geen project. Het is een continue transformatie van een organisatie.

Daarbij is het van belang steeds naar drie domeinen te kijken:

  • De context – de ruimte waarin je werkt, de structuur van de organisatie en een cultuur waarin het veilig is ideeën te delen.
  • De mensen – is er diversiteit (want die leidt tot kruisbestuiving en succesvolle teams); zijn medewerkers intrinsiek gemotiveerd te vernieuwen; en hebben ze om te beginnen de kennis en ervaring die nodig zijn om te innoveren.
  • Leiderschap – waar het volgens mij allemaal mee begint. Leiderschap om richting te geven aan de vernieuwing. Om ruimte te geven (en duidelijke kaders, die ook) om zelf met ideeën te komen en deze in de praktijk te brengen. En om de ondersteuning bieden die nodig is.

Het zijn drie domeinen die elkaar grotendeels overlappen, omdat ze gezamenlijk het innovatievermogen van je organisatie bepalen en er veel wisselwerking tussen is.

Mijn nieuwe aanbod: innovatiecoaching voor maatschappelijke ondernemers
FacebookTwitterLinkedInPinterestEmailDelen

Ga maar na. Diversiteit heeft pas waarde als je cultuur veilig genoeg is om de status quo ter discussie te stellen. De functiekenmerken aanpassen (organisatiestructuur) leidt alleen tot meer vernieuwing als die ook passen bij de intrinsieke motivatie van je medewerkers. Zijn kennis en ervaring nog onvoldoende? Dan is het nodig daar als leider ondersteuning voor te organiseren.

Zo grijpen de drie domeinen steeds in elkaar.

Innoveer je organisatie!

Eigenlijk roep ik op te kijken naar je eigen organisatie als iets dat je kunt vernieuwen. Want mijn overtuiging – en ervaring trouwens – is: door moderne visies op organiseren toe te passen op jouw bedrijf, zul je merken dat de vernieuwing steeds sneller gaat. Dat je de activiteiten en diensten ontwikkelt waar onze veranderende maatschappij om vraagt. En dat je meer kunt doen met minder geld.

Achter elk van de domeinen zit een schat aan kennis, die je kan inspireren anders te kijken naar jouw organisatie. Laten we samen zorgen dat we de kennis vinden die jou kan helpen en samen kijken hoe je die zo praktisch mogelijk kunt toepassen om jouw organisatie innovatiever te maken!

Wil je meer weten over mijn nieuwe aanbod? Ik hoor graag van je! Klik hier voor mijn contactgegevens.  


Nick Grooff biedt leiders van maatschappelijke ondernemingen op coachende wijze een uniek programma van kennis, praktische adviezen en een netwerk op innovatiegebied, waardoor je als leider je maatschappelijke onderneming vanuit haar eigen kracht sneller kan laten innoveren.

Het was een mooi jaar …

Het eind van het jaar is een tijd van reflectie en nieuwe plannen. Ook voor mij. Ik heb je weinig op de hoogte gehouden heb van wat ik in 2018 gedaan heb, besef ik me. maar dit is een goed moment om dat in te halen.

Begin 2019 plaats ik een volgend bericht. Waarin ik samen vooruit wil kijken naar het nieuwe jaar. Ik heb inspirerende nieuwe plannen. Die ik niet alleen kan realiseren. En die misschien ook voor jou iets kunnen betekenen? Denk je dat ook? Dan hoor ik graag van je! En praten we snel verder.

Innovatiecoach voor maatschappelijke organisaties

Vorig jaar rond deze tijd werd ik gevraagd voor twee nieuwe adviesopdrachten bij verschillende klanten, die me de kans gaven te experimenteren met een idee dat ik al wat langer heb.

Je zou kunnen zeggen dat er één van lukte en één mislukte. Of niet?

Een welzijnsorganisatie in Haarlem vroeg mij de rol van controller tijdelijk in te vullen. Ik besloot vooral begeleiding te brengen bij het vormen van een nieuwe praktijk van sturen.

Sturen gericht op de waarde van welzijnsprojecten voor de mensen in de buurt, jongeren, jeugd in moeilijke omstandigheden  (wat ze al heel prima deden). Sturen gericht op financiële continuïteit als noodzakelijke voorwaarde (waar ze dus wat hulp bij vroegen). En bewuster te sturen via het delen van kernwaarden en op andere manieren invloed uitoefenen.

Juist bij dat laatste kon ik goed helpen. Door in overleg met de klant meer te coachen dan zelf de verandering te brengen, gebeurde er daar veel in dit jaar!

Bij een woningcorporatie in de Rijnmond werd ik gevraagd na het ontwikkelen van een digitale strategie, het besturen van de veranderportfolio op te zetten. Een gouden kans voor dit bedrijf, om in de breedte te werken aan innovaties, de juiste keuzes te maken en de verandervaardigheden te ontwikkelen.

Maar helaas een kans die in dit bedrijf nog door weinig mensen wordt gezien.

Het maakte voor mij nog eens duidelijker: innovatie versnellen vraagt een sleutelrol van het management – dat bereid moet zijn daarin zelf de verandering voor te gaan en dus: te veranderen. Dat inzicht is de kern van mijn nieuwe aanbod.

Beide experimenten zijn dus geslaagd, omdat ik veel scherper kreeg wat ik te bieden heb en dat dus volgend jaar meer ga doen: innovatiecoaching voor maatschappelijke organisaties. Daar kun je dus in mijn volgende bericht meer over lezen.

Deze opdrachten combineerde ik overigens met digitaliseringsprojecten voor klanten van VVA-informatisering. Scherpe en betrokken consultants die hun sporen in de branche verdiend hebben. En fijne collega’s met wie het goed samenwerken is!

Hoogbegaafdheid en innovatie, een prima (?) combinatie

Vorig jaar al studeerde ik af voor mijn mastermanagementwetenschappen aan de Open Universiteit. En wel met een onderzoek naar het innovatieve werkgedrag van hoogbegaafden.

Daarvoor las ik eerst wetenschappelijke literatuur – over innovatie en over hoogbegaafdheid. Vervolgens sprak ik met hoogbegaafden en hun leidinggevende of een directe collega, over hun manier van innoveren en hoe die samenhangt met hun persoonlijke kenmerken. Supermooie gesprekken. Veel van geleerd. En met een mooi cijfer afgestudeerd – ook niet onbelangrijk.

In 2018 werd ik gevraagd voor enkele lezingen over dit onderwerp, zoals voor het hoogbegaafdencafé in Delft van het Instituut voor Hoogbegaafdheid Volwassenen (IHBV). Het team daar schreef er een leuk verslag over.

Op 5 oktober mocht ik mijn kennis over het onderwerp delen in twee workshops tijdens de HB ondernemersdag. Fijne groepen gedreven mensen kwamen daar op af, die in een workshop van anderhalf uur meer zicht kregen op hun eigen innovatieprofiel. En dat van anderen. En zo al netwerkend de deur weer uitgingen.

Nu mailen mensen me soms zomaar met persoonlijke vragen over hun ontwikkeling. Leerzaam. Hoe je blijkbaar zomaar een expert wordt…

Wil je meer weten over hoogbegaafdheid en innovatie? Mijn afstudeerrapport is nog hier te lezen. Mail mij als je hier meer over wilt weten.

Kennis, ervaring, beleving uitwisselen

Eén van mijn talenten is werken in groepen. Maar ik ben weer te autonoom of eigenzinnig om me zomaar aan te sluiten bij een bedrijf, samenwerkingsverband of vereniging. Beetje te gevoelig voor strenge (onzinnige) regels of rituelen, denk ik. (Daar ben ik inmiddels wel achter.)

Waar dat in de praktijk toe leidt is dat ik zelf groepjes start. En de mensen die zich daartoe aangesproken voelen – en dus blijven komen – zijn net als ik uit op het uitwisselen van kennis en ervaringen en positief kritisch meedenken in elkaars ontwikkeling.

Het belangrijkste effect van die groepjes is overigens dat je plannen uitspreekt waardoor ze voor het eerst waarheid worden, lijkt het. Het zijn de eerste stappen om een nieuwe droom te realiseren. Dat heeft al tot heel mooie resultaten geleid.

Dit jaar kwamen we voor het tiende jaar vier keer als intervisiegroep bij elkaar die ik in 2009 startte. En met een groepje ondernemers en zelfstandigen in de regio, waren we ook vier keer elkaars ‘raad van toezicht’ (dit groepje komt voort uit het experiment zelfstandig samenwerken, waarover ik eerder schreef op mijn blog – zie bijvoorbeeld dit artikel, en dit.)

Ook het uitwisselen in groepen maakt deel uit van mijn nieuwe aanbod, waarover ik je begin volgend jaar meer informatie stuur.

Boeken

Ik ben een lezer, ook over mijn vak, het ontwikkelen van organisaties en daarmee de persoonlijke ontwikkeling van mensen. Boeken zijn voor mij één van de manieren om nieuwe kennis op te doen. En inspiratie om nieuwe experimenten aan te gaan en zo andere wegen te ontdekken.

Wat vond ik de beste boeken die ik in 2018 las? Dit is mijn top-10:

de beste boeken die ik in 2018 las

Meer weten over de beste boeken die ik in 2018 las? Ik schreef er eerder al deze blog over.

Mijn artikelen

Het was dus best druk allemaal en schrijven stond niet bovenaan mijn lijstje. Toch schreef ik af en toe een artikel op mijn blog:

  • Paradoxen in leiderschap bij innovatie. Over een onderzoek naar leiderschapskwaliteiten. Sommige van die kenmerken kunnen heel erg helpen bij innovatie, maar andere kunnen vernieuwing danig in de weg staan!

160 km door Schotland

En privé was het ook een prima jaar. Ik was drie keer in Schotland. De eerste keer met mijn vrouw Linda. We maakten een indrukwekkende road trip langs eilanden (Mull, Sky) en de Noordwestkust (inclusief Orkney). En verkenden in de laatste week de streek rond Inverness. Alleen Nessie hebben we niet gezien helaas.

In juni liep ik met vrienden de West Highland Way, 160 km van Milngavie net boven Glasgow, naar Fort William. Prachtige landschappen,kneuterige bed and breakfasts, fijne pubs, lekker stevig bezig, in super gezelschap.

West Highland Way,

In september was ik er terug met Linda. Voor vijf dagen in het centrum van Edinburgh en zeven dagen in een cottage bij Perth. We oriënteren ons op een langer verblijf. Ook daarover meer in het volgende bericht.

Dankbaar

Het was ook het jaar dat mijn oudste dochter haar droombaan in Stockholm vond en mijn jongste het avontuur van zelfstandig wonen aanging. Een jaar van lange wandelingen met broers en vrienden. Een jaar van fijne familiefeesten en uitstapjes.

En op de valreep nog een cursus illustratietekenen gevolgd bij Irene Mulder. Kijk ‘s op haar Instagram. Hilarisch is nog zwak uitgedrukt! 

Veel om dankbaar te zijn dus en dat ben ik dan ook!

Hoe was jouw jaar?

Zorgtechnologie optimaal gebruiken? 4 adviezen voor je eigen innovatieproces

In mijn serie korte artikelen over de toepassing van zorgtechnologie ben ik toe aan de aanpak van innoveren. Eerder ging ik al in op beschikbare technologieën, innoveren met klanten, de financiering en de benodigde technische infrastructuur. Mijn stelling is dat zorgtechnologie gaat worden gebruikt, als het voor de cliënt waarde toevoegt en goed is ingepast in het primaire zorgproces. Dat gaat niet vanzelf – dat moet je organiseren.

Mijn ervaring is dat best veel mensen die in de zorg werken niet goed weten wat technologisch mogelijk is. Dan is het niet zo gek dat je niet ziet wat het kan bijdragen voor cliënten. Voor wie dat trouwens net zo goed geldt.

Om te beginnen is het dus vooral nodig het potentieel te zien van nieuwe technologieën. Want als je niet weet wat het oplevert, waarom zou je dan je dagelijkse routines aanpassen.

Het potentieel zien

Eind 2013 was ik met een aantal collega’s in de zorg in gesprek over de mogelijkheden van eHealth. Het gesprek leverde me vooral één belangrijke conclusie op. Die ik hier noem met het risico te veel te generaliseren.

Mensen die in de zorg werken hebben niet veel met techniek. Het is ingewikkeld. Ze weten niet hoe het werkt en het kost moeite ermee om te gaan. Zich daarin verdiepen is niet direct een hobby. Het schrikt misschien juist wel af. En ook dat neemt de aandacht weg van wat het kan betekenen.

De kunst is dus te organiseren dat men zich er in verdiept. Rust en ruimte te creëren zodat men kan ervaren wat het kan betekenen voor cliënten en het eigen werk.

Ik nam vier collega’s – teamleiders en wijkverpleegkundigen – mee naar een beurs in de regio. Ze keken hun ogen uit, konden allerlei apparaten zelf aanraken. En ervaren dat die helemaal niet zo ingewikkeld waren als ze dachten.

Net als hun smartphone eigenlijk.

Ze konden situaties uit de praktijk naspelen. Ze konden ervaren hoe gemakkelijk het gebruik vaak is.  En ze hoorden verhalen van collega’s van andere instellingen die zeiden nooit meer zonder te kunnen.

Ze werden de grootste ambassadeurs van ons eHealth-programma.

Er zijn meer manieren om mensen op ideeën te brengen en zo het potentieel te laten zien. Er zijn vast collega’s die nog niet zo lang in dienst zijn en bij hun vorige werkgever al hebben gezien wat mogelijk is. Hun kennis is goud waarde.

Ook voor de hand ligt gewoon bij andere zorginstellingen te gaan kijken. Dat kost wat tijd, maar je komt thuis met een rijke bagage aan ideeën en kennis over implementeren.

Olievlek

Mooi dat die wijkverpleegkundigen enthousiast zijn geworden, want dan heb je meteen een wijk waarin je kunt beginnen. Wat werkt en niet werkt moet je in de praktijk ervaren. Door klein te beginnen en problemen die je tegenkomt in één team op te lossen, leg je de basis voor een snelle adoptie in je hele bedrijf.

Dat geldt ook voor de cliënten die meedoen. Het wordt vaak gemakkelijk gezegd dat ouderen geen computers gebruiken. Een paar weken geleden nog zei een wijkverpleegkundige tegen me: 80% van onze klanten heeft geen computer!

Mijn eerste reactie? Een goede reden om nu te beginnen! Want 20% behoort al tot je doelgroep. Leg met die groep de basis die later voor een steeds hoger percentage cliënten waarde toevoegt.

Als tweede reactie vroeg ik: hoe weet je dat eigenlijk? Ouderen worden vaak enthousiast als ze zien wat de mogelijkheden zijn. Ze zijn best bereid bij te leren – als ze maar ervaren wat nieuwe techniek hen brengt.

Ook dat kun je organiseren. Jammer eigenlijk, dat je hen bij voorbaat die mogelijkheid zou ontnemen.

Zorgpaden en waarde toevoegen

Mogelijkheden zien is mooi. Vrijwilligers voor een eerste proeftuin ook. Maar dan moet je toch aan het werk gaan. Om de zorgtechnologie in te passen in het primaire zorgproces.

Wat daarbij helpt is te denken in zorgpaden. Vanuit een cliëntgerichte visie het primaire zorgproces inrichten en daaromheen andere organisatieprocessen vorm geven. Alles gericht op de cliënt. Dus ook de inzet van de technologie.

Deze manier van denken heeft meer voordelen. Ze wordt ‘door de betrokkenen als even belangrijk (of vaak zelfs als belangrijker) ervaren dan het product dat hieruit resulteert.’ Hoe dat komt? Omdat je redeneert vanuit het hele systeem. Zo organisatiebreed denken is ‘de basis voor ieder effectief kwaliteitsbeleid.’ [1]

Het gaat er dus om uit te puzzelen hoe elke stap in het proces waarde toevoegt. Dat is ook goed te doen met  value stream mapping [2].

Deze analysetechniek helpt om te kijken waar je verspilling en problemen kunt voorkomen. Maar ze is ook goed bruikbaar om te kijken waar technologie kan helpen de stappen in het zorgproces slimmer te organiseren. Omdat je verbeteringen in het proces als groep vormgeeft, neem je veel interne kennis en belangen mee – een goede basis om het nieuwe proces ook samen te laten werken.

Visie en steun

Innoveren vraagt dus organiseren. Zodat ideeën over wat zorgtechnologie kan betekenen, worden verzameld en gedeeld. Zodat wordt gekeken hoe die in het zorgproces waarde kan toevoegen. Zodat je daarmee ook daadwerkelijk begint. Klein. Om dat als een olievlek verder te verspreiden.

Daarmee zijn een paar problemen natuurlijk.

Zo blijft de winkel open. De zorg gaat door, terwijl het tijd en geld kosten om de nieuwe situatie voor te bereiden. De kosten gaan voor de baten uit.

De bestaande situatie komt ter discussie te staan. Degenen met de ideeën zijn dan wel enthousiast – hoe is dat met collega’s in andere teams, wijken, locaties? Die denken daar nog misschien heel anders over.

Daarachter zit een hele waaier aan op zich legitieme zorgen. Werkgelegenheid bijv. En het beeld dat men heeft van wat zorg moet zijn en de vraag of ‘koude technologie’ daar wel in past.

Innoveren met zorgtechnologie vraagt daarom ook een expliciete richting en visie van bestuur en management. Het vereist dat randvoorwaarden van tijd en geld zijn ingevuld. Dat interne regels ter discussie komen of tijdelijk worden versoepeld. En vooral dat het geloof wordt uitgedragen dat zorgtechnologie de toekomst heeft – mits goed toegepast.

Zonder goed te weten waarom dat is en wat daarvoor nodig is.

Hoewel dat niet altijd gemakkelijk is, blijkt uit onderzoek dat de ondersteuning vanuit het hoger management de belangrijkste factor is om nieuwe kennis en middelen in de eigen praktijk te integreren [3]. Dus ook in dit geval.

Zorginnovaties in gang zetten en tot een succes brengen is niet altijd gemakkelijk. De kunst is kennis op te doen over technologie en tot ideeën te komen hoe je die kunt toepassen. Het is kritisch kijken naar je eigen processen en technologie waar mogelijk volledig te adopteren. En het vraagt vooral dingen snel toe te passen, te evalueren en opnieuw te proberen, zodat je erachter komt wat werkt en wat niet. Richting en steun van bestuur en management is een belangrijke factor voor het slagen daarvan.


Dit is deel vier uit een serie korte artikelen over zorgtechnologie. Eerdere artikelen beschreven:

  1. Nieuwe technologieën in de zorgen hoe ze te ordenen zijn.
  2. Innoveren met cliënten leidt tot beter gebruik zorgtechnologie.
  3. Financiering als prikkel voor implementatie en gebruik van zorgtechnologie.
  4. Dat zorgtechnologie vaak een I(C)T-infrastructuur vereist en waar je dan op moet letten.


[Nick Grooff is een scherpzinnig verandermanager, coach en blogger over verandermanagement en innoveren. Hij helpt bedrijven en instellingen hun strategie, structuren, ICT en mensen in samenhang te ontwikkelen en zo hun maatschappelijke waarde te vergroten.]


[1] Naar zorgpaden wordt inmiddels veel onderzoek gedaan, onder meer aan de Universiteit van Leuven. De citaten ontleen ik aan hun website over dit onderwerp.

[2] Value stream mapping is een techniek die aansluit bij de Leanfilosofie. Ze wordt onder meer beschreven in het Werkboek Teamleren dat Vilans maakte om in (zorg)teams aan de slag te gaan met de ‘zes verbeteropgaven’ in de zorg.

Ik zet die verbeteropgaven tussen haakjes, omdat ze zo worden gepresenteerd dat het lijkt alsof ze los van elkaar staan. Terwijl – om maar een simpel voorbeeld te geven – kwaliteit van bestaan (thema 1) prima kan worden verhoogd met zorgtechnologie (thema 4). En zo zijn er veel meer verbanden. De kunst is het systeem te innoveren en zaken aan elkaar te koppelen! Meer informatie over de verbeteropgaven vind je hier.

http://www.zorgvoorbeter.nl/ouderenzorg/hervorming-zorg-zes-verbeteropgaven.html

De thema’s zijn overigens gebaseerd op het Rapport Vernieuwend zorgen dat tot stand kwam op basis van gesprekken met zorgmedewerkers.

[3] Bron: Erasmus innovatiemonitor zorg, Inscope (2012). Dynamisch managen is ‘de tweede hefboom van sociale innovatie’. Deze ‘betreft het vermogen van managers om de (-) organisatorische middelen te veranderen, bijvoorbeeld door nieuwe resources toe te voegen of door resources op een nieuwe manier te combineren. Dynamisch managen stimuleert het vermogen van een organisatie om interne kennis en middelen op te bouwen en met externe kennis en middelen te integreren.’

‘(-) de hefboom dynamisch managen (verklaart) met 33% een aanzienlijke mate van sociale innovatie in de zorgsector (-). Dit geeft nogmaals het belang weer van het management om vernieuwingen te realiseren.’

Een infrastructuur voor zorgtechnologie. Waar moet je op letten?

Informatie- en communicatietechologie, domotica en robotica bieden de zorg grote kansen. Om de zorg persoonsgerichter te maken, om zorgkwaliteit en veiligheid te waarborgen en om kosten te besparen. Door met klanten te innoveren worden die mogelijkheden optimaal benut. Mits op de juiste manier wordt geïnvesteerd en de juiste vorm van financiering wordt gevonden.

Die investeringen beperken zich niet tot de zichtbare zorgtechnologie alleen. Veel nieuwe apparaten en toepassingen vereisen een technische infrastructuur om informatie uit te wisselen en/of apparaten op afstand te bedienen.

Digitaal transport

Wat is die technische infrastructuur die nodig is om zorgtechnologie goed te laten werken? Wikipedia definieert de term ‘IT-infrastructuur’ als volgt:

‘de verzameling voorzieningen die nodig is voor het transport van digitale signalen die gegevens bevatten. Hieronder vallen alle fysieke en technische middelen die het (foto)elektrische signaal (als gegevensdrager), verplaatsen, verdelen en routeren. ‘

Ze maakt deel uit en hangt samen met de ICT-infrastructuur. Hieronder is ook te vatten: ’het aanmaken, weergeven, wijzigen, opslaan, verwerken, beveiligen en beheren van data.’ [1]

Hoe belangrijk ook, ben je bewoner of zorgmedewerker, dan zie je die infrastructuur voor het grootste deel niet. Je staat er niet bij stil dat er kabels in de muur lopen of een wifi-signaal in de lucht hangt. En die signalen worden vast ergens opgevangen en doorgestuurd.

Hoe dat werkt?

Een infrastructuur voor zorgtechnologie. Waar moet je op letten?

Al die nullen en enen worden op kunstige wijze in pakketjes verpakt. Daarop staat een adres waar het vandaan komt en waar het heen moet. Zodat als die mevrouw in de wijk op de alarmknop drukt, de telefoon bij haar dochter gaat – en als die niet opneemt wordt doorgeschakeld naar de dienstdoende wijkverpleegkundige – om maar wat te noemen.

Die infrastructuur wordt wel in lagen onderverdeeld [2]. En over die ene kabel of internetverbinding gaan heel verschillende gegevenspakketten. Er is heel wat apparatuur nodig om dat alles goed te laten werken.

Tien problemen

In het ideale geval beschik je als zorginstelling over een moderne infrastructuur, waartoe iedereen toegang heeft. En die gestandaardiseerd is en overweg kan met de nieuwste apparaten en software die op de markt is.

De praktijk is vaak complex. En minder ideaal:

  1. Zorgtechnologieën gebruiken verschillende technologie om te communiceren. Bovendien wordt een ICT-infrastructuur ook gebruikt voor systemen als het ECD en intranet. En hoe zit het met telefonie?
  2. Andersom zijn er ook verschillende oplossingen mogelijk voor wat op het oog dezelfde communicatie is. Een voorbeeld: leg je nog wifi aan of ga je nu al helemaal over op mobiel internet?
  3. De infrastructuur in oudere zorglocaties is nog wel eens gedateerd. Vaste kabels liggen alleen in de kantoren. Er zijn wat wifipunten aangebracht, maar levert dat in alle kamers een goede verbinding op.
  4. Verschillende ‘generaties’ van zorginfrastuctuur. In die nieuwbouwlocatie is het wel op orde, maar in oudere locaties lang niet altijd. En alle locaties aanpakken vraagt hoge investeringen.
  5. Het aanleggen van ‘moderne’ infrastructuur is ook een risico. Niemand weet wat de toekomst brengt. Investeer je wel in de juiste apparatuur?
  6. Technologie is minder rechttoe rechtaan dan je denkt – niet alles werkt altijd goed en altijd goed samen. De bouwwijze heeft veel invloed. Een staalconstructie of folie in buitenramen kan wifi- en 4G-signalen lelijk verstoren.
  7. Geen enkele leverancier heeft een totaaloplossing. Hun deeloplossingen ‘praten met elkaar’. In theorie dan. In de praktijk doen ze dat niet altijd (goed).
  8. Leveranciers hebben bovendien een eigen positie. Ze leveren alarmering èn een stukje infrastructuur. Of infrastructuur zonder de apparatuur die ervan gebruik maakt. Of dienstverlening en advies, zònder de directe verantwoordelijkheid voor de apparatuur.
  9. Infrastructuur aanleggen is duur. Rendeert deze mee? Investeer je wel juist?
  10. Deze problemen nemen toe als er ook organiseerproblemen zijn. Een MT dat het belang niet ziet. Een ICT-afdeling die niet met je meedenkt.

Wat het probleem ook is. Uiteindelijk zit je er cliënt of verzorgende mee. Als cliënt omdat het alarm niet aankomt en je na een val lang blijft liggen. Als verzorgende, omdat de ipad op het appartement niet werkt en je de rapportage in het ECD op de gang moeten maken.

Visie, standaardiseren en partners

Een goede Infrastructuur is kortom essentieel voor de inzet van zorgtechnologie. En een complex vraagstuk dat met vele factoren samenhangt.

Zeven tips om het gemakkelijker te maken. Nou ja, minder moeilijk:

  1. Ontwikkel als zorginstelling een visie op je ICT-infrastructuur. Weet wat technologisch mogelijk is en welke partijen op de markt oplossingen aanbieden. Leid je keuzen af van je visie op zorg, het beoogd gebruik van zorgtechnologie en je argumentatie hoe die bijdraagt in persoonsgerichte en veilige zorg.
  2. Standaardiseer en virtualiseer. Kern van een betrouwbare en betaalbare infrastructuur is deze zo simpel en eenduidig mogelijk te houden. Hanteer een ideaalontwerp. Doe investeringen die je dichter brengen bij dat ideaalontwerp.
  3. Gebruik zoveel mogelijk publieke en directe communicatie. Communiceren via internet hoort inmiddels bij het dagelijks leven. We doen het elke dag. Veel zorgtechnologie kan op dezelfde wijze worden toegepast. Het is vooral opletten als uitval van technologie levensbedreigend is. En je moet iets vinden op de risico’s voor privacy van cliënten.
  4. Pak bij nieuwbouw en renovatie van vastgoed ook de ICT-infrastructuur aan. Investeer ambitieus in moderne middelen – volgens je ideaalontwerp. De meerkosten van extra kabels of access points zijn laag als er bouwkundig weinig extra voor hoeft te gebeuren.
  5. Manage de complexiteit. Hoe mooi je visie en ideaalontwerp ook zijn, je infrastructuur blijft gevarieerd. Vooral als je verschillende locaties hebt. Die kan ondanks die variatie prima blijven werken, mits je de verschillen kent en alert reageert op specifieke problemen. Dat kost mensen, kennis en geld.
  6. Problemen met netwerkapparatuur? Snel vervangen. De kosten houden je misschien tegen. Maar vergeleken met de risico’s voor de cliënt, tijdverlies van zorgcollega’s en schade van je de reputatie is het spotgoedkoop.
  7. Werk met vaste partners. Leveranciers die niet alleen de zorg kennen en passende technologie aanbieden, maar gedreven zijn om oplossingen te bieden die maatschappelijke waarde toevoegen aan je zorg en dienstverlening. Let op! Geen enkele leverancier is goed in alle ICT-diensten. Selecteer je partners daarom vooral op bewezen vaardigheden oplossingen te ontwikkelen in cocreatie met cliënten, gebruikers en andere leveranciers.

Tenslotte

Zorgtechnologie kan waarde toevoegen aan zorg en dienstverlening en de zorg in Nederland geld besparen. Maar werkt niet (goed) zonder betrouwbare infrastructuur.

Als zorginstelling waarborgen dat je over zo’n infrastructuur beschikt vraagt dat je op de hoogte blijft van technologische ontwikkelingen en de markt. Het vereist een ideaalontwerp, dat aansluit bij je visie op persoonsgerichte en veilige zorg, op de waarde van zorgtechnologie en hoe je die in je zorgprocessen inzet. Marktpartijen kunnen je daarbij helpen. Mits ze technologie èn zorg goed kennen, vanuit maatschappelijk belang oplossingen adviseren en samenwerken – ook met elkaar – om betrouwbare inzet van zorgtechnologie voor jouw cliënten als hun directe belang zien.


Dit is deel vier uit een serie korte artikelen over zorgtechnologie. Eerdere artikelen beschreven:

  1. Nieuwe technologieën in de zorg en hoe ze te ordenen zijn.
  2. Innoveren met cliënten leidt tot beter gebruik zorgtechnologie.
  3. Financiering als prikkel voor implementatie en gebruik van zorgtechnologie.

[Nick Grooff is een scherpzinnig verandermanager, coach en blogger over verandermanagement en innoveren. Hij helpt bedrijven en instellingen hun strategie, structuren, ICT en mensen in samenhang te ontwikkelen en zo hun maatschappelijke waarde te vergroten.]

Noten:

[1] Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/IT-infrastructuur

[2] Zie bijvoorbeeld het schema op https://nl.wikipedia.org/wiki/OSI-model

Financiering als prikkel voor implementatie en gebruik van zorgtechnologie

Er zijn tal van nieuwe technologieën die waarde kunnen toevoegen aan de zorg. Er zijn bovendien klanten die hier veel aan kunnen hebben en als we ze de mogelijkheden laten zien, er graag gebruik van maken. Dat het potentieel van zorgtechnologie nog lang niet voldoende wordt benut heeft blijkbaar niet alleen daarmee te maken. Er zijn meer factoren. Een belangrijke factor is het geld. In dit artikel meer over de vormen van financiering, de prikkels die ervan uitgaan en tips hoe vanuit die invalshoek de invoering van zorgtechnologie aan te pakken.

Het invoeren van zorgtechnologie neemt kosten met zich mee. Er moet kennis en/of apparatuur worden aangeschaft. Die moet vervolgens worden ingepast in een grotere innovatie van het zorgproces. Die specifiek is voor jouw organisatie. En als je dat in één zorgteam of locatie lukt heb je nog maar één stap gemaakt. Die vervolgens  moet worden opgeschaald naar alle.

Drie vormen van financieren

Het ligt nogal voor de hand dat dat geld kost. Hoe betaal je dat? Grofweg zie ik drie vormen van financiering:

  1. Projectfinanciering;
  2. Afzonderlijke bekostiging;
  3. Reguliere bekostiging uit zorgtarieven.

Projectfinanciering

Bij projectfinanciering wordt geldt vrijgemaakt om een project op te zetten, een oplossing te ontwerpen, een pilot te doen en de implementatie voor te bereiden. Dat kan komen uit ‘eigen middelen, subsidies, private investeringen, innovatiefondsen van zorgverzekeraars en voor specifieke doelgroepen’ [1].

Voor het ‘verzamelen van bewijslast’ zijn er speciale regelingen van de NZa [1]. Een mooi voorbeeld is ook de ondersteuning door coaches vanuit Invoorzorg! Thematranche Technologie [2]. Een mooi initiatief, omdat het kennis oplevert die weer aan andere zorgverleners ter beschikking wordt gesteld.

Afzonderlijke bekostiging

Bij afzonderlijke bekostiging wordt voor de aanschaf en/of het in stand te houden van specifieke voorzieningen geld ter beschikking gesteld. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de zorginfrastructuur – een regeling die nu wordt afgebouwd [3].

Reguliere bekostiging uit de zorgtarieven

Als zorgverlener kun je de innovatie zelf organiseren en uit de reguliere zorgtarieven en –volumes financieren. Je zult de ontwikkeling en implementatie dan moeten voorfinancieren. Of ervoor kiezen de voorziening als service in te kopen. In dat laatste geval heb je minder aanloopverliezen, maar wordt je wel afhankelijker van een leverancier en kun je in de praktijk duurder uit zijn.

Financiering uit de reguliere bekostiging is uiteindelijk natuurlijk van toepassing op alle vormen van implementatie en opschaling van alle vormen van zorginnovaties. En is heel goed mogelijk. In de Wlz bijv. omdat ‘in de prestatiebeschrijvingen (-) niet (staat) beschreven in welke vorm zorg moet plaatsvinden’. En specifiek voor zorg op afstand ‘per cliënt (-)  maximaal 4 uur per maand tegen het afgesproken basistarief van de belangrijkste geïndiceerde functie (-) gedeclareerd (kan) worden’ [4].

Speciale aandacht in de zorginkoop

In de praktijk zijn er ook combinaties van de bovenstaande vormen mogelijk. Zo bestaat vanaf 2016 de nieuwe prestatie ‘beloning op maat’: ‘zorgaanbieders en verzekeraars kunnen dan samen afspraken maken over bijvoorbeeld het belonen van extra kwaliteit, innovatieve vormen van zorg of de organisatie daarvan’.

Andere opties zijn nog gebruik te maken van de beleidsregel Innovatie [5]. Je ziet dat hierin vooral aandacht is voor projecten gericht op ketenzorg, multidisciplinaire zorg en integrale zorg en voor specifieke doelgroepen [6]. Het is een trend die je ook in de zorginkoop terugziet. Zorgverzekeraars zullen uiteindelijk afscheid (-) nemen van zorgverleners die geen ‘zorgproces (-) hebben waarin eHealth een betekenisvolle functie heeft’ [7].

Prikkels – positief en negatief

Elk van deze vormen van financiering heeft andere prikkels in zich:

  • Projectfinanciering prikkelt vooral met innoveren te beginnen, een mooi concept te realiseren en een goede proeftuin te draaien. Er is echter nauwelijks een prikkel de innovatie ook in het gehele zorgproces te borgen en het gebruik ervan volledig te verzilveren. Die ‘overdracht’ gaat dan ook vaak moeizaam.
  • Afzonderlijke bekostiging prikkelt vooral de voorziening te realiseren en in stand te houden. Die staat dus ter beschikking van collega’s in het zorgproces en dat is positief. Maar de prikkel de technologie optimaal in het zorgproces in te zetten ontbreekt. Met als risico dat het potentieel onvoldoende wordt benut. Zolang de regeling bestaat is dat geen financieel risico voor de zorgverlener. Maar het is maatschappelijk zeer ongewenst natuurlijk.
  • Financiering uit de reguliere bekostiging is uiteindelijk altijd nodig. Dus waarom zou je niet direct vanaf de start daarmee te beginnen? Als het proces wordt gestuurd op maatschappelijke waarde en gedekte kosten en de zorgtechnologie heeft daar een positief effect op, dan is de prikkel deze optimaal te benutten. Maar zo gemakkelijk is het vaak niet. Het vraagt investeringen om te starten en een duidelijke visie en doorzettingsvermogen om vanaf de start de uiteindelijke exploitatie al voor ogen te hebben.

Voldoende reden

Al met al is er voldoende reden om goed over investeringen en financiering na te denken. In welke vorm je ook met zorgtechnologie aan de slag gaat. En in welk stadium van de ontwikkeling je je ook bevindt.

Wat moet je concreet doen? Daar is niet één recept voor. De kunst is voor jou context te bedenken waar het geld vandaan komt en welke prikkels dit veroorzaakt – positieve èn negatieve. En bewust te sturen op projectopdrachten, de verdeling van verantwoordelijkheden en de verantwoording van kosten en opbrengsten. Zodat prikkels ontstaan voor vooruitgang en het creëren van maatschappelijke waarde.

Het is daarbij goed om te weten dat pilots van zorginnovaties ‘laten zien dat de ervaren kwaliteit van zorg toeneemt en de zorgkosten afnemen, met name als er tegelijkertijd een herontwerp van het zorgproces plaatsvindt, bij voorkeur over de gehele zorgketen’ [8]. En dat is precies waar het ons maatschappelijk om gaat, natuurlijk!

Bij het invoeren van zorgtechnologie is financiering vaak een factor van betekenis. Elke vorm van financiering heeft prikkels in zich die tot vooruitgang leiden, maar kan ook negatieve effecten hebben. Door bewust de vormen van financieren in te zetten en te combineren en negatieve prikkels te compenseren,  kan het grote potentieel van zorgtechnologie worden benut.


Noten:

[1] Bron: http://www.zorgvoorinnoveren.nl/kennisbank/e-health-financiering/financiering-en-e-health

[2] Bron: http://www.invoorzorg.nl/ivz/Deelnemers-Thematranche-Technologie.html

[3] Tot en met 2017 stelt de Staatssecretaris van VWS dan ook een subsidieregeling in waarmee de zorgaanbieders hun bestaande  infrastructuur in stand kunnen houden. Bron:  https://www.nza.nl/1048076/1048107/Care_AWBZ_14_13c__Subsidieregeling_voortzetting_zorginfrastructuur_2015_2017.pdf

[4] Bron: http://www.zorgvoorinnoveren.nl/kennisbank/e-health-financiering/bekostiging-en-e-health/intramurale-wlz/

[5] https://www.nza.nl/1048076/1048090/AL_BR_0027__Innovatie_ten_behoeve_van_nieuwe_zorgprestaties.pdf

[6] https://www.nza.nl/95826/innovatie/99461/Lopende_innovaties.pdf

[7] http://www.zorgvisie.nl/ICT/Nieuws/2014/5/Zorgverzekeraars-gaan-e-health-opdringen-1529379W/

[8] http://www.zorgvoorinnoveren.nl/kennisbank/e-health-financiering/inkoop-en-e-health/


[Nick Grooff is een scherpzinnig verandermanager, coach en blogger over verandermanagement en innoveren. Hij helpt bedrijven en instellingen hun strategie, structuren, ICT en mensen in samenhang te ontwikkelen en zo hun maatschappelijke waarde te vergroten.]

Innoveren met cliënten leidt tot beter gebruik zorgtechnologie

Het inzetten van technologie in de zorg heeft grote beloftes in zich. In mijn vorige blogpost zette ik de technologie op een rijtje. Ik maakte gebruik van het ‘periodiek systeem’ van Nictiz en de inventarisatie van Vilans van de mogelijkheden van nu al beschikbare producten en diensten gericht op de consument.

Ik besloot dat eerste artikel over zorgtechnologie met de conclusie dat het niet alleen om technologie gaat. Lang niet. Er zijn nog minstens zeven andere factoren die een succesvolle inzet van zorgtechnologie bepalen.

De eerste is misschien wel de klant.

De vraag is hoe je die betrekt. Dat is het onderwerp van deze tweede blog over zorgtechnologie.

Een warme hand

Wat is goed voor de klant? Dat is een beladen onderwerp. Waar iedereen een mening over heeft. Niet in het minst verzorgenden zelf.

Deze week mocht ik deelnemen in de zesde dialoog over cliëntgerichte en veilige zorg voor mensen met dementie met een groep van ongeveer 15 oud-collega’s van een vorige werkgever.  Dat in het kader van het programma U woont nu hier [1].

Het gesprek kwam op vrijwilligers – inmiddels van essentieel belang in de zorg, maar niet altijd gemakkelijk te vinden. René, die het gesprek leidde, bracht het gesprek na een vraag van mij vervolgens op zorgtechnologie. Is dat een middel om het niveau van de zorg te waarborgen, als in de toekomst de zorgvraag en zwaarte toe gaan nemen maar de financiering en het aantal beschikbare medewerkers niet?

Twee reacties waren typisch voor wat je vaak hoort.

Eén collega zei direct: ‘Die beeldschermzorg is wat voor meneer Kramer! [2] Die bezoeken we twee keer per dag. Aan het eind van de middag gaan we alleen langs om te controleren of hij zijn medicijn juist inneemt!’ Een duur ritje Wieringerwerf-Slootdorp. Elke dag.

Meneer Kramers zoon woont in Frankrijk, zo bleek. Ze skypen regelmatig. Op dezelfde manier even contact over het innemen van de pillen is vast geen probleem.

‘En bedoel je dan ook de zorgrobot?’, vroeg een collega mij. Dat zag ze niet zitten.

‘Het is toch prettig een warme hand te voelen tijdens het douchen?’ Waarop een andere collega zei: ‘Hoezo warme hand? Jij staat toch ook alleen onder de douche!’

Zou het ook kunnen dat juist robots ons in staat gaan stellen het leven te (blijven) leven dat zonder hen niet meer mogelijk zou zijn? [3]

Wat heeft de klant eraan?

Het gaan gebruiken van zorgtechnologie is een vorm van innovatie. Bij innovatie is het vooral van belang buiten gebaande paden te denken en steeds opnieuw vragen te stellen.

Daarop wijst Gijs van Wulfen in zijn boek The Innovation Expedition [2].

Vragen stellen doe je om kennis te verzamelen. En daarvoor doe je ook onderzoek, natuurlijk. Maar belangrijker nog is vervolgens steeds de vraag te stellen: wat leer ik hiervan. Door je oordeel uit te stellen. En door steeds weer opnieuw te vragen: waarom?

Eén van de vormen van onderzoek is die vraag aan je klanten te stellen. Welke technologie is er? Welke is mogelijk relevant? Wat doet die voor jou als klant en waarom?

Beperk je vooral niet tot vragen trouwens. Oberveer ook het gedrag van klanten en vraag jezelf af waarom ze doen zoals ze doen. Let op problemen. Juist waar het schuurt kan technologie helpen het leven aangenamer te maken.

Succes en belemmering

In 2010 deed Alares in opdracht van het zorginnovatieplatform onderzoek naar de Succes- en belemmeringsfactoren voor het versnellen van opschaling van innovaties [3]. De auteurs verwijzen naar 52 factoren die van invloed zijn bij succesvol innoveren in de zorg.

Een aantal daarvan hebben direct te maken met de betrokkenheid en bereidheid van de gebruiker:

  • vermogen van de gebruiker voor zelfstandig gebruik van de innovatie
  • klinische relevantie van de innovatie
  • de mate van beloning van de innovatie voor de (eind)gebruiker
  • mate van belasting van de innovatie voor de patiënt
  • bereidheid tot gedragsverandering bij de gebruiker van de innovatie
  • eenduidige wensen en/of eisen van de patiënt ten aanzien van de innovatie
  • ruimte voor aanpassing van de innovatie aan de eigen situatie van de patiënt
  • gebruikers van de innovatie zijn betrokken bij de opschaling

Wat betekent dit voor de inzet van zorgtechnologie?

Dat de meest succesvolle invoering gericht is op concrete resultaten, niet teveel moeite kost, gemakkelijk is in te passen in het leven van de cliënt (en hierop ook is aan te passen) en dat gebruikers zelf zijn betrokken (want dan lukt dit ook het beste).

En waarschijnlijk ook dat je het succes van innovaties kunt verhogen door de klant te stimuleren of te helpen nieuwe technologie te gebruiken.

En nu aan de slag?

De vraag is nu hoe je hier concreet vorm aan geeft.

In zijn boek Klant in de driver’s seat [4] reikt Sjors van Leeuwen daarvoor een paar concrete bouwstenen aan. Om te beginnen onderscheidt hij situaties waarin de klant aan het stuur is van die waarin de organisatie aan het stuur is. Iets om vooraf over na te denken!

Een tweede keuze heeft te maken met die tussen standaard- en maatwerkoplossingen.

Beide dimensies zijn overigens niet zwart-wit, maar meer een continuüm. En met de boodschap van Van Wulfen in gedachten: je denkt misschien dat maatwerk niet mogelijk is? Maar als het mogelijk zou zijn: hoe ziet het er dan uit? Wat levert het de klant op? En waarom is dat belangrijk?

Een paar voorbeelden van methoden om echt vanuit een klantvraag te innoveren die Sjors noemt in zijn boek [4]:

  • mass collaboration – ‘het samenwerken van grote groepen mensen aan ideeën, producten en diensten zonder dat daar direct een organisatie bij betrokken is’ (denk aan Wikipedia);
  • crowdsourcing – als organisatie ‘doelgericht gebruik maken van een grote groep amateurs, professionals en geïnteresseerden voor informatie, advies onderzoek en ontwikkeling’;
  • cocreatie – het ‘samen met klanten en partners ontwikkelen en verbeteren van producten en diensten’;
  • productconfiguratie – ‘klanten kunnen producten en diensten op maat samenstellen door ze te configureren en personaliseren’.

Hoe en waar je deze bouwstenen inzet is afhankelijk van hoever het innovatieproces is gevorderd. Heb je nog geen idee wat je gaat doen of werk je vooral nog aan je concept, dan zijn onderzoek en crowdsourcing aan de orde.

Wordt het product of dienst concreet – denk dan aan cocreatie en simulatie. Is het al volop in gebruik, vraag dan je klanten vooral om concrete feedback, zodat je het bestaande product gericht kunt verbeteren.

Vooral vandaag beginnen!

Het zo nadenken over innoveren biedt direct aanknopingspunten om met zorgtechnologie aan de slag te gaan. Welke klanten willen meedenken en samen je dienstverlening ontwikkelen?

Dat meneer Kramer zich bezwaard voelt dat een verzorgende elke avond voor 2 minuten langs komt, is een kans. Waarom niet vandaag al skypen? Daar zou je geen dag mee moeten wachten, lijkt me.

Zo is er ook vast een cliënt te vinden die die warme hand bij het douchen best kan missen. Of die altijd maar een inbreuk op zijn privacy vond – kun je het je voorstellen? En die trouwens liever douchet op de tijd die hem uitkomt dan elke ochtend op de verzorgende te wachten.

Zo kan technologie daadwerkelijk burgers de regie over het eigen leven (terug) geven.

Wil je als zorginstelling met zorgtechnologie aan de slag? Dan is het de kunst die cliënten te vinden en direct met innoveren te beginnen. Want alleen door te ‘doen’ maak je werkelijk gebruik van de mogelijkheden die zorgtechnologie biedt. En bouw je de kennis en het vermogen op om er optimaal gebruik van te maken.


Noten:

[1] Het e-learning programma “U woont nu hier” en de daarbij behorende boeken “U woont nu hier” (2008) en “Het Demente Brein (omgaan met probleem gedrag)” (2014) van Gerke de Boer biedt medewerkers van nivo 2 t/m 4 [in de zorg] een [-] basisprogramma op [die] onderwerpen.

De opzet van het programma is een mooi voorbeeld hoe innovatie kan werken. Bied mensen kennis die relevant is voor hun werk in een aantrekkelijke vorm – de eLearning component – en stimuleer en faciliteer het gesprek daarover zodat het betekenis krijgt en daadwerkelijk tot verandering leidt. In dit geval tot meer cliëntgerichte zorg in verpleeghuizen en kleinschalige woonvormen voor mensen met dementie.

Als (voormalig) manager in de zorg met bij uitstek ondersteunende portefeuilles als marketing, informatiemanagement en kwaliteit, is het voor mij een manier om uit eerste hand te horen hoe collega’s in de zorg hun werk beleven en daar samen zin aangeven. Vanuit hun eigen drijfveren en onder druk van ontwikkelingen in maatschappij en politiek en de wijze waarop bestuur en management van de eigen organisatie daarmee omgaan.

[2] De naam van meneer Kramer is gefingeerd.

[3] Het was Ina Diermanse van Bureau HHM die me op dit filmpje attendeerde

[4] The innovation expedition is een aantrekkelijk boek vol inspirerende verhalen over innovatie. Er is ook een website, waarop een aantal hulpmiddelen die Gijs van Wulfen aanreikt zijn te downloaden. Ik gebruikte ‘The 66 point innovation checklist’.

[5] Eindrapportage Kennis(in)kaart; Succes- en belemmeringsfactoren voor het versnellen van opschaling van innovaties. Den Haag, 22 april 2010.

[6] De bouwstenen voor klantgedreven innovatie heb ik ontleend aan het boek Klant in de drivers seat van Sjors van Leeuwen, een rijke verzameling verhalen en inzichten over innovatie en hulpmiddelen om die binnen je eigen organisatie te versnellen.  Er zijn regelmatig nieuwe verhalen op zijn blog Klantgericht ondernemen in de 21e eeuw


[Nick Grooff is een scherpzinnig verandermanager, coach en blogger over verandermanagement en innoveren. Hij helpt bedrijven en instellingen hun strategie, structuren, ICT en mensen in samenhang te ontwikkelen en zo hun maatschappelijke waarde te vergroten.]

Zorgtechnologie: een strandbal met acht kleuren

Samen met een collega-adviseur mag ik deze weken een klant – een instelling voor wonen en zorg – begeleiden bij het ontwikkelen van een digitale strategie. Centraal staat de vraag: hoe gebruiken we informatie- en communicatie­technologie optimaal bij het leveren van diensten op het gebied van wonen en zorg.

Voor de klant een mooie gelegenheid om wat mensen van buiten te laten beoordelen of wat als strategie is opgeschreven ook in de inzet van ICT terug komt. En ‘op de werkvloer’ te laten ophalen welke systemen men best ziet zitten, wat men al gebruikt en waar dat goed gaat en beter kan.

Hoe dat gebruik in de praktijk kan bevallen wordt mooi geïllustreerd in dit filmpje:

Het zijn altijd trajecten waar veel energie vrijkomt, men zin krijgt om aan de slag te gaan. Wat wij toevoegen is als expert hier en daar de kennis aanvullen en – vooral – van al die opgehaalde informatie één droombeeld maken en de stappen voorstellen hoe daar te komen. Aan dat plan heb je als je aan de gang gaat regelmatig nog houvast.

Bij wonen en zorg gaat het dan niet alleen om informatievoorziening. Ook op allerlei andere manieren kan technologie waarde toevoegen aan de kwaliteit van wonen en zorg. Technologie maakt soms nieuwe dingen mogelijk. Het kan mensen wat regie over hun leven terug geven. En soms bespaart het tijd en geld, zodat die beschikbaar komen voor ‘warme zorg’.

Voor ons is dat een moment weer eens op een rijtje te zetten welke technologie eigenlijk beschikbaar is. En daar voor ons zelf en de mensen van de klant wat orde in te scheppen.

Ordening in de wereld van de eHealth

Mij heeft het eerder geholpen aan te sluiten bij de ordening die Nictiz heeft gemaakt. Stichting Nictiz is het expertisecentrum voor standaardisatie en eHealth. Zij heeft als missie: ‘Nictiz streeft naar betere zorg door betere informatie. Wij ondersteunen het zorgveld bij het benutten van ICT om de kwaliteit van en efficiëntie binnen de zorg te verbeteren.’

Vanzelfsprekend houdt Nictiz zich dus bezig met eHealth. Daaronder verstaat ze: ‘eHealth is het gebruik van nieuwe informatie- en communicatietechnologieën, en met name Internet-technologie, om gezondheid en gezondheidszorg te ondersteunen of te verbeteren.’

Het gevoel dat ordening nodig is in het brede domein van eHealth heeft geresulteerd in een whitepaper ‘Ordening in de wereld van eHealth’ [1]. Blijkbaar vond ze het veld van mogelijkheden zo breed dat het nodig is een ‘periodiek systeem’ [2] van eHealth-toepassingen te maken.

Om tot een periodiek systeem te komen onderscheidt Nictiz drie dimensies. Zo is ordening mogelijk op basis van de gebruikersgroep (cliënten of patiënten, mantelzorgers, zorgverleners, etc.). En is ordening mogelijk naar gelang het proces dat wordt ondersteunt. Die kunnen publiek zijn (voorlichting en preventie), gericht op de zorg (zoals diagnose en behandeling) en op de ondersteuning van zorg (zoals een elektronisch dossier en de financiële afhandeling).

10 technologiefamilies

De derde dimensie is die van families van technologieën. Ik noem het families omdat het gaat om een indeling naar de mate waarin technieken verwant zijn. Terecht wordt in het document aangegeven dat een technologie soms ‘op zichzelf ook weer meerdere dimensies kent’. Er zijn ook ‘complexere eHealth-toepassingen die verschillende [-] technologieën combineren’.

Mij viel op dat zes van de tien categorieën hebben vooral te maken met informatievoorziening. Ze leven voor mensen in de zorg omdat ze al worden gebruikt. Of omdat de wens bestaat dat meer te doen om registraties op papier en communicatie via email te vervangen:

  1. Webapplicaties en webportalen bieden de mogelijkheid onafhankelijk van tijd en plaats via de browser zorggerelateerde informatie te raadplegen of in te voeren.
  2. Mobiele apps hebben als gemeenschappelijk kenmerk dat ze zijn ontwikkeld voor smartphone en tablet. Er zijn veel verschillende apps. Veel zijn gericht op de patiënt/zorgconsument. Zie voor tien van de meest gebruikte apps de website zorg-voor-beter.
  3. Elektronische patiëntendossiers (EPD) en Persoonlijke gezondheidsdossiers (PGD) zijn systemen waarin zorgverleners patiëntgegevens registreren over zorg en behandeling, in het algemeen binnen hun eigen zorgorganisatie, soms ook multidisciplinair, over instellingen heen en in interactie met cliënt en familie.
  4. Medische integratie-netwerken waarover medische informatie wordt uitgewisseld, zoals medicatiegegevens en recepten of radiologische beelden.
  5. Algemene integratie-netwerken voor de uitwisseling van gegevens tussen samenwerkende (zakelijke) partners.
  6. Business intelligence en ‘big data’ oplossingen voor het analyseren van gestructureerde en ongestructureerde gegevens tot informatie voor beslissingsondersteuning.

Zorgtaken vervangen

Vier van de technologieën zijn in staat zorgtaken zelf te vervangen en vergemakkelijken niet alleen de registratie. Deze technologieën worden steeds meer toegepast. Maar opvallend genoeg lang nog niet in alle zorginstellingen:

  1. Health-sensoren, health-gateways en wearable devices zijn apparaatjes die thuis bij de cliënt vitale lichaamsfuncties meten en die gegevens doorgeven naar een professional. Je kent de smartwatch? Het mag ook best een matrasovertrek zijn.
  2. Videocommunicatie of ‘beeldbellen’ maakt het mogelijk zorg op afstand te geven, toezicht te houden of regelmatiger even contact te hebben.
  3. Domotica is de ‘verzamelnaam voor toepassing van elektronica voor automatisering in huis’. Met omgevingsbewuste sensoren en actuatoren kan het leefklimaat in een woning worden geregeld of zaken in de woning automatisch worden bediend.
  4. Robots zijn machines ontworpen voor bepaalde taken, bestuurd door software.

Gewoon te koop

Je kunt technologie ook langs andere lijnen indelen. Zo publiceerde Vilans recent een overzicht van voor zorg en welzijn bruikbare technologie die gewoon door jou en mij aan te schaffen is [3]. Op dit overzicht staan veel apps. Je vindt er bekende diensten en producten als Whatsapp, Google Glass en het robothondje Zoomer, maar ook veel minder bekende.

Vilans maakte het onderscheid tussen al die technieken vooral uit het oogpunt van de consument. Dan zijn andere dimensies relevant. Of het een product is bijv. of een dienst. Of je het gemakkelijk in gebruik kunt nemen of ook wel technische kennis. En waar je het voor kunt gebruiken.

Het meest opmerkelijk vond ik nog wel deze airbag om te dragen. Die kan heel wat heupfracturen voorkomen:

Het resultaat is vooral bedoeld te inspireren – door veel mogelijkheden te laten zien. Dat is wat mij betreft prima gelukt!

En – hoe is het gebruik?

Heb jij dat ook – dat je best enthousiast wordt als je hier even induikt? Er is zoveel mogelijk! Maar het riep bij mij wel direct de vraag op hoeveel er nu werkelijk gebruik wordt gemaakt van deze nieuwe technologieën.

Dat is in zijn algemeenheid waarschijnlijk moeilijk te zeggen. Enerzijds zijn er tal van instellingen die al veel ervaring hebben. Anderzijds noemden Nictiz en Nivel hun rapportage over de stand van zaken in 2015 niet voor niets ‘Tussen vonk en vlam’ [4]: ‘De Nederlandse zorg is druk aan de slag met eHealth’ maar ‘de resultaten van [alle] lokale inspanningen [zijn] nog niet altijd op landelijke schaal zichtbaar.’

Enkele bevindingen over de ‘care’:

  • rond de 40% van de onderzochte zorgmedewerkers gebruikt een computer of tabel om op afstand informatie op te halen uit het cliënten/patiëntendossier;
  • rond de 15% geeft aan in hun werk apps voor zorg en gezondheid te gebruiken;
  • 7% van de medewerkers geeft aan een medicijndispenser te gebruiken (een apparaat waarmee de patiënt thuis op de geplande tijden medicijnen aangeboden krijgt en dat de zorgmedewerker een alarm geeft als deze niet worden uitgenomen) en nog eens 7% dat collega’s deze gebruiken;
  • 4% gebruikt een apparaat dat geregeld gezondheidswaarden meet en verstuurt.

It’s not just technology, stupid

Blijkbaar is het beschikbaar zijn van technologie niet genoeg. Sterker nog: in gesprekken met zorginstellingen hoorde ik vele factoren die succesvolle implementatie bepalen:

  • Wat wil de cliënt of patiënt en wat helpt de techniek daarbij;
  • Wat betekent het voor het zorgproces;
  • Hoe financier je het;
  • De technische infrastructuur;
  • Hoe verloopt het innovatieproces;
  • Business case, maatschappelijke doelen en systeeminnovatie;
  • Wet- en regelgeving.

Zorgtechnologie succesvol inzetten heeft kortom vele verschillende invalshoeken – het is als een strandbal met verschillende kleuren – vanuit elk gezichtspunt ziet het er weer anders uit.

Factoren om samen met onze klant verder te verkennen. En in een volgende post meer over te delen.

Heb jij ervaring met het gebruiken en/of het invoeren van nieuwe technologieën in de zorg? Welke lessen heb jij geleerd? Ik ben benieuwd naar je suggesties en tips!


Noten:

[1] – De whitepaper  ‘Ordening in de wereld van eHealth’ van Nictiz heeft mij meerdere keren geholpen overzicht te houden over eHealthtechnologie en de toepassingen daarvan. Je vindt haar op de website van Nictiz.

[2] – ‘Periodiek systeem’ is een verwijzing naar het periodiek systeem van elementen, ‘een tabel met daarin de chemische elementen, geordend volgens hun atoomnummers (aantal protonen in de atoomkern), zodanig dat elementen met vergelijkbare elektronenconfiguratie (en daarmee vergelijkbare stofeigenschappen) boven elkaar staan.’ (Bron: Wikipedia)

[3] Overzicht consumentenelektronica zorg (Vilans, 2016):  http://www.vilans.nl/publicatie-overzicht-consumentenelektronica-zorg.html

[4] Nictiz/Nivel (2015). Tussen Volk en vlam. eHealth-monitor 2015. Zie ook de infograph.

[Nick Grooff is een scherpzinnig verandermanager, coach en blogger over verandermanagement en innoveren. Hij helpt bedrijven en instellingen hun strategie, structuren, ICT en mensen in samenhang te ontwikkelen en zo hun maatschappelijke waarde te vergroten.]

Scrum als aanpak voor ICT-implementaties

Scrum [1] is een aanpak voor het ontwikkelen van software. Ze wordt ook steeds meer gebruikt voor andere vormen van organisatieontwikkeling. Een voorbeeld daarvan is het implementeren van ICT-systemen. Welke voordelen heeft het gebruik Scrum bij implementeren? Is het één op één bruikbaar? En wat zijn de randvoorwaarden eigenlijk? Je leest het in dit artikel.

Projectmanagement is een goede methode voor het plannen en monitoren van ICT-implementaties, schreef ik in mijn vorige blogpost. Maar het focust zich vooral op de technische aspecten van het project – op de tastbare, waar te nemen en te toetsen eindproducten.

Een groot deel van de veranderingen die een nieuw systeem met zich mee brengt, bestaat echter uit de adaptatie door de organisatie – de mensen dus. Dat proces gaat over het zien van een noodzaak van veranderen en het willen en kunnen benutten van het nieuwe systeem. Dat is organisatieleren. Dat is een natuurlijk proces van aanpassen.

Scrummen dan maar?

Dit dilemma wordt vaker gezien en ICT-afdelingen en leveranciers zoeken steeds naar nieuwe aanpakken om de beperkingen van projectmanagement te compenseren.

Een medicijn dat ik inmiddels een paar keer ben tegengekomen is Scrum. Door die aanpak toe te passen zou het geïmplementeerde systeem beter bij de wensen aansluiten en daardoor beter geaccepteerd worden. En omdat de implementatie in korte fasen wordt opgedeeld zou ook het project beter te beheersen zijn.

Scrum? Wat is dat?

Scrum is aanpak om software te ontwikkelen. Kern ervan is dat een klein, multidisciplinair team in een korte periode (een ‘sprint’ van 2 – 4 weken) een werkende versie van een systeem oplevert.

In de praktijk betekent het dat een systeem – vaak terwijl het al in gebruik is – stukje bij beetje wordt opgebouwd en elke volgende versie een stukje beter is dan de vorige.

Je kent het principe van de apps op je smartphone. Je krijgt elke twee weken een update. Die biedt telkens iets meer dan de vorige versie en ziet er iets anders uit. De versie van een jaar geleden zou je niet meer terugkennen, maar omdat je in stapjes bent meegenomen kun je met de huidige versie prima uit de voeten.

Om dat proces te beheersen kent Scrum een aantal praktische hulpmiddelen en principes:

  • Er is altijd een actueel overzicht van geprioriteerde openstaande gebruikerswensen;
  • Elke sprint realiseert de haalbare verzameling hoogst geprioriteerde gebruikerswensen;
  • Wensen worden uitgewerkt als ‘user stories’ die een gewenste gebruikerservaring beschrijven;
  • Korte vergaderingen. Dagelijks over het onderhanden werk en aan het begin en eind van elke sprint iets langer om de sprint te plannen en te evalueren.

Tot nu toe klinkt het goed bruikbaar voor ICT-implementaties, niet waar? Maar om dit goed te laten werken moet je nog wel aan wat randvoorwaarden voldoen. Grofweg vallen die in twee groepen uiteen.

Scherpe afbakening. Scrum werkt het beste bij absolute grenzen tussen (deel) systemen. Ik noemde al het ontwikkelen van apps. Scrum werkt daar zo goed voor, omdat dit betrekkelijke kleine, op zichzelf staande programma’s zijn.

Is Scrum ook bruikbaar voor het ontwikkelen van business systemen? Ja, mits de systeemarchitectuur toestaat objecten toe te voegen en te wijzigen terwijl het geheel blijft werken. Bij nieuwe systemen wordt hiermee vaak rekening gehouden. Bij oude ‘legacy’ systemen ligt dat een stuk moeilijker.

Business systemen zijn vaak gekoppeld met andere applicaties. Zodra je als Scrumteam met koppelingen aan de slag gaat zul je toch met andere teams moeten afstemmen. Dat maakt de organisatie van het ontwikkelproces als snel complexer en de oplevering van het ene team afhankelijk van die van het andere.

Organisatiecultuur. De tweede groep randvoorwaarden hebben te maken met de organisatie. Scrum werkt alleen echt goed als het team 100% beschikbaar is voor het project. Het team is zelfsturend – dat is voor veel mensen een heel andere manier van werken dan ze gewend zijn.

De klant (gebruiker) centraal stellen vereist bovendien een actieve rol van een business manager als ‘producteigenaar’. In deze rol neem je volledige verantwoordelijkheid voor de prioritering van de wensen en de uitrol van het eindresultaat.

Hoe dit in de praktijk uitpakt is goed zichtbaar in het filmpje over Causeway [2]. Dit softwarebedrijf koos er bewust voor zich op te spitsen naar kleine teams waarin meer werd samengewerkt. Teams hebben een sterke focus op het volgende product en een ‘gebalanceerde vrijheid’ [3] om dat effectief op te leveren.

Dat vereist wel dat in het denken van alle medewerkers de klant centraal staat. Ze leven zich telkens weer in in ‘de pijn en de passie’ van klanten. Wat zo vooral duidelijk wordt, is dat scrum geen instrumentele aanpak is die je snel of in één project implementeert. Het is een bedrijfsfilosofie, waarvoor alle betrokkenen zich moeten inzetten.

Implementatiescrummen

Wat betekent dat voor de bruikbaarheid van Scrum in ICT-implementaties? In de eerste plaats dat Scrum heel goed bruikbaar is als je een ICT-systeem in kleine stappen fasegewijs kunt invoeren.

In de praktijk vind je deze situatie vooral als een systeem al ingevoerd is. Het wordt dan doorontwikkeld – omdat de leverancier met nieuwe versies komt, je stapsgewijs nieuwe functionaliteit in gebruik neemt en het bestaande gebruik wilt optimaliseren. Juist dat kan heel goed met scrum.

Of dat lukt hangt ook af van de leverancier van de software. Als die in een hoge frequentie nieuwe versies uitlevert – bijv. omdat ze ook met scrum ontwikkelt – kun je daar in het implementaties van updates heel goed op aansluiten.

Zo’n aanpak vereist ook in implementatiesprints een team van vrijgemaakte professionals, een betrokken opdrachtgever en gebruikers die hun wensen duidelijk verwoorden en begrijpen dat niet alle dezelfde prioriteit kan hebben.

De praktijk? Die is wel anders.

In de praktijk hebben ICT-implementaties een aantal kenmerken die moeilijk met Scrum samengaan. Zo vraagt een eerste implementatie van basisfunctionaliteit vaak een big bang scenario. Je kunt een basisadministratie niet in het oude en het nieuwe systeem tegelijk voeren en in stapjes overgaan.

Vaak kun je een implementatie trouwens best in fasen verdelen. Maar elke fase heeft dan wel een duidelijke, vooraf aangegeven scope. Je kunt dat dus niet met een product backlog besturen.

Gebruik je voor zo’n geval Scrum zoals ze bedoeld is, dan kun je vooraf de implementatiedatum niet overeenkomen, tenzij je gaandeweg ongelimiteerd mensen kunt bijschakelen. Beide kom ik in de praktijk niet tegen.

Scrum – nuttige hulpmiddelen voor elk project

Scrum zuiver toepassen kun je dus vooral tijdens het uitrollen van updates van software en bij het optimaliseren van het gebruik. Niettemin kun je een paar kenmerken van Scrum goed gebruiken in elk ICT-implementatieproject:

  • Start elke dag met een kort gezamenlijk overleg. Alle teamleden bereiden dit voor. Het verloop van het project wordt uitgewisseld aan de hand van de vragen: wat heb je gedaan, wat ga je doen en waar loop je tegenop. Een dagstart geeft iedereen overzicht en houdt mensen betrokken.
  • Werk full-time aan beperkte, goed afgebakende werkpakketten. Dat leidt tot focus en een enorme productiviteitswinst.
  • Evalueer na elk afgerond werkpakket. Wees ambitieus en positief kritisch en pak verbeterpunten daadwerkelijk op.
  • Stel een producteigenaar aan. Ben je producteigenaar, neem volledige verantwoordelijkheid voor de opdracht, de prioriteiten en het eindresultaat.
  • Zie jezelf als multidisciplinair en zelfsturend team. Neem als professional volledige verantwoordelijkheid voor de producten waar je aan werkt. Sta voor het teamresultaat. Help collega’s waar je kunt.

Scrum is een aanpak voor het ontwikkelen van software. Maar het heeft kenmerken die goed kunnen helpen bij het implementeren van ICT-systemen.

Scrum geeft de beste resultaten als je incrementeel kunt implementeren. Dat kan vooral als de leverancier kortcyclisch nieuwe versies uitlevert. Het is ook bruikbaar voor het gefaseerd in gebruik nemen van nieuwe functionaliteit en het optimaliseren van het gebruik van systemen.

Daarvoor moet je wel wat doen. Dedicated teams samenstellen, investeren in focus en samenwerking. Verantwoordelijkheid nemen voor je taak, het teamresultaat en het eindproduct. En als professional investeren in de vaardigheden die nodig zijn om je thuis te voelen in zo’n team en waarde toe te voegen aan het eindproduct.

Elke gebruiker van een nieuw systeem of nieuwe versie heeft een natuurlijk adaptatieproces door te maken. Scrum kan dat proces niet overnemen. Maar het kan wel de brug tussen gebruikers en implementatieteam zo verkleinen, dat het systeem hem optimale waarde biedt. En dat is al heel wat gewonnen.


Noten:

[1] – Zoek je meer informatie over Scrum? Een goede uitleg van de kernelementen vind je op Wikipedia. Meer informatie en trainingen vind je onder meer op de website van Prowareness. De trend Scrum ook buiten softwareontwikkeling in te zetten – zelfs buiten het ICT-domein – is te zien aan de training Scrum framework non-IT. Het lijkt me een goede investering voor alle professionals die hun werk slimmer willen organiseren. En pragmatisch en realistisch staan tegenover veelbelovende nieuwe managementconcepten.

[2] – Het filmpje over Causeway is gewoon te zien op Youtube. Het staat ook op de website van Prowarenes, waar ik het de eerste keer zag.

[3] Men gaat in het filmpje niet verder op dit begrip in, maar gekoppeld aan ‘zelfsturing’ kun je je daar van alles bij voorstellen. Om focus te houden en tot een gemeenschappelijk doel te komen is het nodig om kaders aan te geven, regels af te spreken, rituelen te ontwikkelen.

[Nick Grooff is een scherpzinnig verandermanager, coach en blogger over verandermanagement en innoveren. Hij helpt bedrijven en instellingen hun strategie, structuren, ICT en mensen in samenhang te ontwikkelen en zo hun maatschappelijke waarde te vergroten.]

De beperkingen van projectmanagement voor ICT-implementaties

Projectmanagement is een geaccepteerde methodiek bij het bouwen van ICT-toepassingen. Ze wordt ook veel gebruikt om ICT-systemen te implementeren.

Dat is best goed, want projectmanagement heeft een paar grote voordelen die de grip op het implementatieproces vergroten. Toch geeft de invoering van een nieuw ICT-systeem vaak gedoe. Zou dat ook komen door het gebruik van projectmanagement?

Als eerste maar even kijken waarom projectmanagement zo’n krachtige methode is. In mijn eigen projecten zie ik vooral deze vijf kenmerken terug:

  1. Sturen op de business case
  2. Expliciete verwachtingen en kwaliteitscontrole
  3. Management by exception
  4. Vrijgemaakt team
  5. Multidisciplinair samenwerken

Vijf sterkten die het gebruik van projectmanagement kunnen rechtvaardigen. Maar ze hebben ook een schaduwkant, waardoor voor ICT-implementaties meer nodig is.

  1. Sturen op de business case

Projecten doe je om de waardecreatie van je onderneming te vergroten. ICT-moet bijdragen in bijv. grotere klanttevredenheid en een hogere omzet, in snelle en betrouwbare dienstverlening of lagere proceskosten.  Een business case helpt je om te bepalen of dit het geval is. Houd deze actueel en je weet ook dat je project terecht wordt voortgezet.

Een business case is zoveel mogelijk gebaseerd op objectieve data. Door projecten te prioriteren op hun rendement waarborg je als organisatie dat je goed investeert.

Maar een business case heeft ook zwaktes. Als eerste gaat ze over de toekomst en hoe goed ook doorgerekend, die is en blijft onzeker. In de tweede plaats zijn er meer factoren die het succes van de onderneming bepalen dan jouw project alleen. Welke invloed dat precies heeft is maar moeilijk te onderscheiden.

De derde moeilijkheid is dat niet alle effecten van je project meetbaar zijn. Maar zodra je gaat rekenen, krijgen kwantificeerbare kenmerken nogal eens de overhand. Is het altijd terecht dat in de praktijk de meeste aandacht uitgaat naar financiële en procesindicatoren?

Ten vierde kan een business case nog zo sterk zijn, in de praktijk sluit ze risico’s op beslisfouten en interne politiek niet uit.

  1. Expliciete verwachtingen en kwaliteitscontrole

Met projectmanagement worden eindresultaten scherp gedefinieerd en op het maken ervan scherp gestuurd. Dat is de tweede kracht van de methode.

Je doet dat door verwachtingen van opdrachtgevers en stakeholders als basis te nemen voor de projectopdracht. En die weer zorgvuldig om te zetten in acceptatiecriteria en een lijst van te maken producten.

Aan die producten kunnen vooraf kwaliteitseisen worden gesteld. En zodra ze gemaakt zijn kan de kwaliteit worden gecontroleerd. Als alle producten conform specificaties zijn geleverd, is aan de acceptatiecriteria voldaan en kan het project worden gedechargeerd.

In ICT-implementaties loopt dat vaak anders. Bijv. omdat vooraf verwachtingen moeilijk zijn aan te geven. Of omdat ze gaandeweg het project nog wel eens veranderen.

Het is een aanpak die prima werkt voor technische producten. Maar ICT-implementatie gaat ook over draagvlak, vaardige gebruikers en goed functionerend beheer. Die bereik je niet met het sturen van een nieuwsbrief, het geven van een training en het uitwerken van beheerprocedures. Die kunnen helpen maar zijn onvoldoende.

Implementatie gaat kortom verder dan concrete ‘producten’ in een projectplanning. En juist die krijgen in de praktijk nogal eens te weinig aandacht. Dat levert gedoe op en een systeem dat niet brengt wat ervan werd verwacht. Of beter nog: wat de organisatie werkelijk nodig heeft.

  1. Management by exception

Projectmandaat binnen tolerantiegrenzen hoort tot de kern van projectmanagementmethodieken. De gedachte is deze. Spreek vooraf de projectopdracht, aanpak, planning en middelen goed af.  Dan kan na het ‘go’ van de stuurgroep de projectmanager zelf bijsturen. Zolang het goed gaat is geen aandacht van het management nodig. Het project kan zich helemaal richten op het doel: het systeem goed implementeren.

Management by exception heeft drie bezwaren. Als eerste vereist het sturen op grenzen objectieve criteria. Vooral tijd, geld en (voldoen aan) productkwaliteit zijn goed meetbaar. Het gevolg is dat juist daarop in veel projecten de nadruk ligt. Met minder aandacht voor gedrag en motivatie die de implementatie succesvol maken.

Ten tweede klinkt een projectmandaat goed, maar het vereist vertrouwen in de projectmanager. Vertrouwen kun je niet plannen of afspreken. Als het er is, kan het op slag verdwijnen. En menig opdrachtgever grijpt dan zelf in. Als je dat ooit direct hebt meegemaakt weet je wat dat doet met de motivatie in een projectteam!

Tenslotte gaat management by exception ervan uit, dat afwijkingen altijd worden gerapporteerd en vervolgens de opdrachtgever op rationele gronden bijstuurt. In de praktijk is het moeilijk toegeven dat je je planning niet haalt. Het leidt immers tot verlies van prestige en vertrouwen. En als je het wel rapporteert ontfermt de politiek zich erover.

  1. Vrijgemaakt team

Een projectteam is tijdelijk vrijgemaakt om samen aan de projectopdracht te realiseren. Teamleden hoeven zich even niet druk te maken over hun reguliere werk. Dat loopt door zonder hen.

Dit principe werkt goed in klassieke projectorganisaties; als je een brug bouwt bijv. ICT-implementaties geven vaak een ander beeld. Er is inbreng van gebruikers nodig, maar deze volledig vrijmaken is ook weer zo wat. Dus wordt een parttime inzet afgesproken.

Zo concurreer je als project voortdurend met het dagelijks werk dat gewoon doorgaat. Veelal geen gelijke strijd.

  1. Multidisciplinair samenwerken

Projectmanagement kenmerkt zich tenslotte tot aansturing van een team waarin allerlei verschillende disciplines meedoen. Elk lid neemt specifieke kennis en ervaring mee. Iedereen draagt bij in hetzelfde doel.

Dit is een krachtig middel om snel kwalitatief goede resultaten te bereiken. Maar het vraagt wel een forse investering aan het begin. Want teamleden komen niet met dezelfde doelstelling de projectruimte binnen. Daarin zul je moeten investeren. En dan nog is het niet voor iedereen gemakkelijk in gemeenschappelijke belangen te denken.

De grootste hobbel is misschien wel deze: verschillende professies brengen hun eigen aannames mee over hoe de wereld in elkaar zit. Tot het beste resultaat kom je pas als visies elkaar aanvullen.

Dat vereist de wil te onderkennen dat er niet één werkelijkheid bestaat, de vaardigheid je te verplaatsen in het perspectief van anderen en de kunst afstand te nemen van je eigen waarheid. Laten we daar als mensen nou veel moeite mee hebben.

ICT-implementatie – meer dan projectmanagement alleen

In het algemeen is project management dus goed bruikbaar voor technische vernieuwing, vooral van tastbare, planbare en objectief te definiëren producten. Da’s niet zo gek, want zo is het ooit ontstaan.

Ze biedt echter geen aanknopingspunten om het natuurlijke proces te beïnvloeden waar mensen tijdens een organisatieverandering doorheen gaan. Je kunt weliswaar ‘veranderkundige’ producten in je plan opnemen – aanpassen procesbeschrijvingen, werkinstructies, gebruikerstraining, inrichten beheerorganisatie – en dat kan best een beetje helpen. Maar de kern van de verandering ligt toch echt in – bij voorkeur intrinsiek gemotiveerd – gedrag.

Hiervoor alleen projectmanagement gebruiken ontkent hoe organisatieverandering werkt. En zorgt alleen maar voor meer gedoe, vertraging, hogere kosten en een twijfelachtig resultaat.

Adviezen voor ICT-implementaties

ICT-implementaties bestaan voor het grootste deel uit organisatieverandering – en dat uit het beïnvloeden van gedrag en de onderliggende motivaties daarvan. Dat vraagt een bredere verandermethode dan alleen projectmanagement. Probeer in je volgende ICT-implementatie deze zaken eens mee te nemen:

  1. Onderzoek de context

Een simpele projectopdracht alleen is verdacht. Het is een vertekening van de werkelijkheid. Voor een aanpak die werkt moet je de context kennen. Onderzoek die goed voordat je begint.

Vraag mensen bijv. hoe eerdere implementaties verliepen. Ga na welke andere projecten lopen. Spreek de stakeholders en breng in kaart hoe ze staan tegenover de implementatie. Zijn er verschillen tussen locaties en afdelingen? Welke spanningen in de organisatie vormen een risico voor succesvolle invoering?

  1. Schat de veranderbereidheid in

Essentieel voor een succesvolle implementatie is hoe men staat tegenover de verandering. Kent men de aanleiding en eventueel de urgentie? Is men gemotiveerd mee te doen? Heeft men er de vaardigheden voor?

De gemakkelijkste manier is hiernaar te vragen. Gaat het om veel mensen? Gebruik een standaardvragenlijst. Het bespreken van de resultaten daarvan met leidinggevenden maakt hen direct ook eigenaar van de verandering. Door de meting regelmatig te herhalen kun je zien of je implementatie succesvol is.

  1. Een veranderplan op maat

Geen enkele implementatie is hetzelfde als een vorige. Je kunt gebruik maken van goede ervaringen. Maar context en veranderbereidheid vragen altijd om maatwerk.

Centraal begrip in het veranderplan is communicatie. Niet alleen om aan te geven wat de bedoeling is. Maar om richting te geven èn reacties te horen. Zodat mensen de tijd hebben te wennen, afstand te nemen van het oude, een vorm kunnen vinden om te gaan met het nieuwe. Zodat je goede ideeën hoort – gebruik ze om bij te sturen. Zodat kortom de verandering uit de mensen zelf komt.

Ideaal is dat je hieraan als organisatie volledig zelf vorm geeft. Functioneren je bestaande organisatiestructuur en overlegvormen goed? Gebruik ze vooral en vermijd aparte vergaderclubs.

  1. Een strak projectplan voor de technische producten

Projectmanagement is een krachtige methodiek. Ze is van grote waarde voor het plannen en beheersen van de technische kant van het project. Gebruik haar dus waar ze voor bedoeld is.

Maak de verwachtingen aan producten expliciet en stuur daar strak op. Zorg altijd voor afstemming met de veranderkant. Het blijft één implementatie. Hoe die wordt gedaan moet wel consistent zijn.

  1. Neem de tijd – als dat kan

Organisatieverandering is een natuurlijk proces. Mensen moeten wennen aan verandering. Informatie verwerken. Het er met elkaar over hebben. Dat heeft tijd nodig. Soms wat meer tijd dan je denkt. Vooral in het begin.

Dat hoeft niet ten koste te gaan van de doorlooptijd. Neem betrokkenen gewoon vanaf het begin mee. Die inzet zal zich uiteindelijk uitbetalen.

En als je de ambitie hebt een systeem snel in te voeren. Zet het dan hoog op de agenda, investeer in de dialoog met gebruikers.

Soms is een snelle implementatie echt nodig – omdat het oude systeem niet meer wort ondersteund bijv. of wet- en regelgeving dit vereist. Wees daar dan eerlijk over en maak ruimte voor de emoties die dit oproept. Neem zorgen serieus en neem belemmeringen voor het succes weg.

Integraal plan

Werk kortom vanuit een integraal plan  voor techniek en organisatie. En een planning die één fase vooruit kijkt en waarin techniek en organisatieverandering volledig op elkaar zijn afgestemd.

Zo een ICT-implementatie vormgeven levert je minder gedoe en een beter functionerend systeem. En de tijd die je neemt om het goed neer te zetten ga ja snel weer terug verdienen. Gegarandeerd!

ICT-implementaties bestaan uit voor een deel uit technische activiteiten die prima met projectmanagement zijn te besturen. Een business case en duidelijk verwachtingen en productbeschrijvingen en besturing op basis van management by exception maken het project zo beheersbaar mogelijk.

Dat is anders voor de organisatorische kant van organisatieverandering. Daar direct op sturen leidt vaak tot weerstand en gedoe. Intrinsiek gemotiveerde gedragsverandering bereik je immers niet door alleen op mijlpalen te sturen, procedures aan te passen en trainingen te geven. Verandering heeft tijd nodig. Mensen moeten zelf hun weg vinden. Dat doen ze in hun eigen tempo en in interactie met elkaar.

Dat kost minder tijd en leidt tot een beter resultaat. Wedden?

Was jij ooit lid van een projectteam voor ICT-implementatie? Hoe verliep die? Was je gebruiker van een systeem dat werd vervangen? Hoe heb jij die verandering beleefd? Ik benieuwd naar jouw ervaringen!

[Nick Grooff is een scherpzinnig verandermanager, coach en blogger over verandermanagement en innoveren. Hij helpt bedrijven en instellingen hun strategie, structuren, ICT en mensen in samenhang te ontwikkelen en zo hun maatschappelijke waarde te vergroten.]