Besturen is gemakkelijker als je afstemt

Op 6 juni 1944 begon de invasie die zou leiden tot het einde van de tweede wereldoorlog. De geallieerden legden aan de kust van Normandië twee kunstmatige havens aan met in totaal 15 kilometer drijvende weg.

Soms moet je moeite doen om de andere kant te bereiken.

Praten met je medewerkers is net zo

‘Ik heb geen zicht op de financiën’, zegt Vera. Ze is bestuurder van een welzijnsorganisatie in het Noorden van het land, en ze heeft er buikpijn van. ‘Wil jij een nieuwe begrotingsopzet maken?’

De financiën blijken in orde. Er is ruimte genoeg om te innoveren. Toch ontwikkelen Vera en haar team nauwelijks nieuwe activiteiten.

Waarom niet? Eigenlijk is het simpel: Vera is te snel.

Kom op zeg, wat een raar verhaal

Paul, de financiële man, vertelt me al in de eerste week, dat hij zelf de begroting wil maken. Maar hij begrijpt Vera vaak slecht, dus weet hij niet waar hij moet beginnen.

Een week later nodigt Vera me uit voor een gesprek met Paul: ‘Ik hoop dat hij nou eindelijk eens met iets komt.’

Het gesprek duurt nog geen half uur. Vera heeft al snel door welke acties Paul moet nemen en schrijft meteen deadlines voor. Paul zit er een beetje overdonderd bij. Hij zegt niet veel.

Als hij is vertrokken, verzucht Vera: ‘Hoe kan ik in hemelsnaam op zo iemand bouwen? Hij is zo passief.’

‘Heb je enig idee hoe Paul tegen je opkijkt?’, vraag ik. ‘Jij weet veel en je denkt heel snel. Hij heeft iets meer tijd nodig, en dat maakt jou ongeduldig.

Vera kijkt me aan en is even stil.

Vera stemt niet af met Paul

Vera had ook tegen Paul kunnen zeggen: ‘Ik vind het fijn als ik de begroting niet meer hoef te maken. Wat zou jij willen doen?

Dan zegt Paul misschien: ‘Fijn, dat wil ik ook. Zal ik de subsidies en de sponsorbedragen erin zetten?

Of hij zegt: ‘Heel graag. Maar ik ben nu met de jaarrekening bezig en die heeft toch prioriteit? Kan het twee weken wachten?

Oefenen

We roepen Paul terug, doen het gesprek over en oefenen met de open vragen. ‘Het is best moeilijk, maar het voelt een stuk beter’, zegt Vera, als we met zijn drieën evalueren. ‘Ik ga het vaker doen.’

Vera leert snel

Een paar weken later vraagt Vera of ik een MT-vergadering wil bijwonen. ‘Die verlopen soms ook zo stroef.’

We zijn nog maar net begonnen als Marscha, één van de managers, een probleem deelt dat niet op de agenda staat. De gemeente verandert de financiering van de peuterspeelzalen. Eén locatie komt direct in de problemen.

Vera kijkt naar de lange agenda en naar de stapel document die ze wil behandelen. Ze is even stil. Dan zegt ze: ‘Goed punt, Marscha. Welke opties hebben we?’

Ja hallo zeg, afstemmen? Ik mag van professionals toch verwachten dat ze me begrijpen?

Ja, dat mag je. Als jij duidelijk vertelt wat je voor ogen hebt en checkt of dat aankomt. Ze verstaan hun vak.

Maar ze kunnen geen gedachten lezen.

Maar daar heb ik helemaal geen tijd voor

Die heb je ook helemaal niet nodig. Die overleggen heb je toch. Je pakt ze alleen anders aan.

Dus, waar komt het op neer?

Lijken je medewerkers je niet te begrijpen? Dan kan het voelen dat je er als bestuurder alleen voor staat.

De oplossing? In je communicatie beter afstemmen door open vragen te stellen en je tempo aan te passen.

Je zult zien dat ze problemen zelfstandig gaan oplossen. Daardoor krijg jij meer ruimte voor strategische vraagstukken en externe contacten.

Hoe begin ik daarmee?

Probeer het uit. Vandaag nog.

Wanneer heb je je volgende gesprek?

Plaats een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.